Muutamia neuvoja väärinkäsitysten välttämiseksi

Haluan hypätä suoraan sopimusvaiheeseen           Takaisin

Esitutkimus - Miksi tarvitsen kassajärjestelmän?
Sinulla on tarve hankkia kassajärjestelmä. Miten tämä tarve on syntynyt? Siksikö että olisi hyvä olla sellainen vai siksikö että sinulla on tarve seurata myyntiä, myyjiä, varastoa, varastonkiertonopeutta jne, ja siten parantaa kannattavuutta yrityksessäsi. Syitä kassajärjestelmän hankkimiseen saattaa olla monia, joka tapauksessa kannattaa tehdä esitutkimus. Sen ei tarvitse aina olla valtavan laaja vaan se on täysin riippuvainen yrityksen koosta ja muutosprosessista yrityksessä. SE ON KUITENKIN TEHTÄVÄ.
Vaatimusten määrittely - Mitä tarvitsen?
Vaatimusten määrittely  on koko prosessin toiseksi tärkein vaihe. Tässä vaiheessa täytyy kartoittaa ja dokumentoida mitä toimintoja tulevassa kassajärjestelmässä tarvitaan. Vaatimusten määrittelydokumentti tulee olemaan tarjouspyynnön tärkein osa riippumatta siitä katsooko asiaa ostajan tai järjestelmän toimittajan näkökulmasta. Tässä vaiheessa ei ole tärkeintä vielä tietää miltä eri toiminnot näyttävät yksityiskohtaisesti, vaan se MITÄ TOIMINTOJA TARVITAAN.
Tarjouspyyntö - Mitä sen täytyy sisältää?
Mitä tarjouspyynnön täytyy sisältää? Sehän voi tietenkin sisältää kaikkea maan ja taivaan väliltä, mutta tärkeintä kuitenkin on se että, käsitteet jotka se sisältää täytyy olla ymmärrettävissä kummankin, sekä tarjouspyynnön tekijän että järjestelmän toimittajan taholta. Se ei välttämättä ole maailman helpoin asia, koska käsitteet saatavat mennä useasti sekaisin jopa asiakkaan omassakin organisaatiossa. Yritä rakentaa tarjouspyyntö siten että voit helposti verrata saamiasi tarjouksia keskenään. Siis, tarjouspyynnön TÄYTYY OLLA SELVÄLUKUINEN JA TARJOUSPYYNNÖN TEKIJÄN ORGANISAATIOSTA TÄYTYY AINA LÖYTYÄ HENKILÖ JOKA VOI VASTATA JÄRJESTELMÄN TOIMITTAJAN TEKEMIIN KYSYMYKSIIN. Vaatimusten määrittelydokumentti on tietysti liite  tarjouspyyntöön.
Tarjouspyyntö - Kenelle se lähetetään?
Mille järjestelmätoimittajille tarjouspyyntö pitäisi lähettää? Kaupan tietojärjestelmien toimittajia löytyy useita, kaikilla on oma standardijärjestelmänsä jota voidaan täydentää useilla eri toiminnoilla. Jotkut järjestelmätoimittajat ovat erikoistuneet tietyille erikoisaloille kuten esim. ravintoloihin, elintarvikeliikkeisiin jne. Toiset toimittajat ovat niin suuria etteivät he edes vastaa yksittäisten liikkeiden tarjouspyyntöihin, toiset ovat taas niin pieniä etteivät ne kykene tarjoamaan järjestelmää ketjuille. Siis, ei ole välttämättä helppoa löytää parhaita järjestelmän toimittajia ja heidän yhteyshenkilöitänsä. Kannattaa kuitenkin yrittää löytää useampi mahdollinen toimittaja. ÄLÄ KOSKAAN PYYDÄ TARJOUSTA VAIN YHDELTÄ TOIMITTAJALTA. Järjestelmän toimittajat haluavat nykyään tarjouspyynnön sähköisessä muodossa.
Tarjousten käsittely - Läpikäynti
Tarjoukset tulevat olemaan sisällöltään erilaisia, aivan sama kuinka hyvä itse tarjouspyyntö on. Ne saattavat olla vaikeita ymmärtää ja verrata toisiinsa, mutta yritä saada kokonaiskuva niistä ja lajittele ne eri kasoihin sen mukaan miten ne vastaavat vaatimusten määrittelyä. SINUN VAATIMUKSESI MÄÄRÄÄ TOIMITTAJAN VALINNAN. On aivan luonnollista, että tässä vaiheessa on vaikeaa saada oikeaa käsitystä kokonaishinnasta, koska tarjoukset sisältävät hintoja standardijärjestelmälle, eri toiminnoille, palveluille, laitteille jne. Yritä kuitenkin löytää mielestäsi kolme parasta toimittajaa. Älä unohda lähettää hylkäävää päätöstä niille toimittajille jotka olet päättänyt unohtaa tässä vaiheessa.
Tarjousten käsittely - Finaali
Onneksi olkoon! Nyt on aika päättää kuka saa kunnian toimittaa uuden tietojärjestelmäsi. Päätöksen teko ei tule olemaan helppoa, koska seuraavassa vaiheessa sinun täytyy allekirjoittaa sopimus joka sitoo sekä sinut että toimittajan useisiin eri asioihin ja siten myös kiinteisiin kustannuksiin. Jos mahdollista, yritä kilpailuttaa toimittajat tässä vaiheessa, mutta muista että kaikilla on kipurajansa. VALITSE SE TOIMITTAJA JOHON USKOT ENITEN.
Neuvottelu - Sopimus
Tämä on koko prosessin tärkein vaihe. Sopimuksen täytyy sisältää se mitä todella olet ostamassa, ole tarkkana siitä. Älä unohda liittää sopimukseen kuvausta niistä toiminnoista ja palveluista jotka LUULET ostaneesi.
Asennus - Käyttö -Tuki
Nyt pitäisi kaiken olla selvää VAI KUINKA??

Takaisin    Ylös