Några råd för att undvika olika uppfattningar

Jag vill hoppa direkt till avtal           Tillbaka

Förstudie - Varför behöver jag ett butiksdatasystem?
Kunden har ett behov att skaffa ett butiksdatasystem. Hur uppstår då detta behov, är det därför att det är bra att ha eller är det därför att det finns ett behov att följa upp försäljning, säljare, lager, omsättningshastighet i lagret etc och på det sätt förbättra lönsamhet. Det kan finnas åtskilliga orsaker till skaffa ett butiksdatasystem. Förstudien behöver inte alltid vara omfattande. Detta är helt beroende av verksamhetens storlek och den totala förändringsprocessen i företaget, men i de flesta fallen är den ett MÅSTE.
Kravspecifikation - Vad vill jag ha?
Att veta vad man behöver och kräver av ett butiksdatasystem är den näst viktigaste frågan i hela processen. I den här fasen måste allt på pappret eftersom detta kommer att vara den viktigaste delen av offertförfrågan, det spelar ingen roll om man tittar på saken från kundens eller leverantörens synvinkel. I denna fas är det inte världens viktigaste sak att veta exakt hur en funktion skall se ut, utan att veta VILKA FUNKTIONER MAN BEHÖVER.
Offertförfrågan - Vad skall den innehålla?
Vad skall finnas i en offertförfrågan? Den kan innehålla allt mellan himmeln och jord, men den viktigaste saken är att begreppen man använder i den måste kunna förstås både av kunden själv och naturligtvis av leverantören. Detta är inte världens enklaste sak, eftersom det många gånger även inom kundens egen organisation råder olika uppfattningar om begreppen. Försök bygga upp offertförfrågan så att du kan lätt jämföra olika offerterna med varandra. Så offertförfrågan MÅSTE VARA TYDLIG  OCH DET MÅSTE ALLTID FINNAS TILLGÅNG TILL EN PERSON SOM KAN SVARA PÅ LEVERANTÖRERNAS FRÅGOR. Kravspecifikationen är naturligtvis en bilaga i offertförfrågan.
Offertförfrågan - Vilka leverantörer skall den skickas till?
Vilka leverantörer skall få offertförfrågan? Det finns många leverantörer av butiksdatasystem, alla har sitt standardsystem som kan sedan byggas på med olika funktioner. Några av leverantörerna har specialiserat sig till vissa specifika branscher, som t.ex restauranger, livsmedelbutiker etc. Vissa av leverantörerna är så stora att de inte ens svarar enstaka butikers offertförfrågningar, andra är för små för att kunna leverera system till kedjeföretag. Det gäller också att hitta leverantörerna och deras rätta kontaktpersoner, det inte alltid en lätt uppgift. Det lönar sig att försöka hitta flera potentiella leverantörer, FRÅGA ALDRIG BARA EN LEVERANTÖR. Leverantörerna vill normalt ha hela offertförfrågan i elektronisk form.
Upphandling - Hur hanterar man offerterna?
Oavsätt hur bra man har gjort offertförfrågan, kommer offerterna att se olika ut. De kan vara svåra att tyda och jämföra med varandra, men försök först att få en helhetssyn på dem och sortera dem i olika högar efter det hur de uppfyller kravspecifikationen. DET ÄR DINA KRAV SOM SKALL STYRA VALET AV LEVERANTÖREN. Det är helt naturligt i denna fas att man inte får fram prislappen på de olika system eftersom det finns pris på standardsystem, olika funktioner, tjänster, hårdvara etc. Försök dock komma fram till de tre bästa leverantörer. Kom ihåg att skicka nej-svar till dem som du har gallrat bort.
Upphandling - Den korta listan
Grattis! Nu är det dags att bestämma vilken leverantör får äran att leverera ditt nya butiksdatasystem. Det kommer inte att vara lätt att bestämma sig, mycket beroende på att du i nästa fas måste underteckna ett avtal som förbinder både dig och leverantören till en massa olika saker och däri genom till olika fasta kostnader. Om möjligt försök att få leverantörerna konkurrera mot varandra, men kom ihåg att alla har sin smärtgräns. VÄLJ DEN LEVERANTÖR DU TROR MEST PÅ.
Förhandling - Avtal
Detta är hela processens viktigaste fas. I avtalet med den valda leverantören skall det stå vad du verkligen kommer att köpa. Glöm inte bifoga avtalet med beskrivning av de funktioner och tjänster som du TROR ha köpt.
Installation - Drift -Support
Nu borde allt vara klart ELLER??

Tillbaka    Upp